Politique de confidentialité

DÉFINITIONS

« Données personnelles ou Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable telle que définie par le Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 et toute autre réglementation équivalente ultérieure.

« Lois Applicables en matière de protection des Données » ou « Loi(s) Applicable(s) » : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (applicable depuis le 25 mai 2018),  la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative au traitement informatisé des données à caractère personnel, par la loi pour une République numérique n°2016-1321 du 8 octobre 2016, la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et tout autre réglementation équivalente ultérieure, et/ou toute loi applicable ou réglementation applicable et en vigueur relative à la protection des Données.

« Pays Tiers » : désigne tout pays n’appartenant pas à l’Union Européenne et ne disposant pas d’une législation adéquate concernant le Traitement des Données à caractère personnel tel que décidé par la Commission Européenne.

« Responsable de Traitement » : SOLWARE HOLDING – Société par action simplifiée inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon, dont le siège social est 68 BIS Chemin du moulin Carron – 69570 Dardilly, France. SIRET n° 844 082 917.

« Traitement » : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles ou des ensembles de Données à caractère personnel , comme par exemple, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, la communication par transmission, la diffusion, l’extraction, la consultation de Données à caractère personnel et défini par le Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 et toute autre réglementation équivalente ultérieure.

« Sous-traitant/Prestataire » : désigne le tiers qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable de Traitement.

Utilisateur du Site » : désigne toute personne qui se connecte au Site et qui utilise ou non les services qui y sont disponibles.

La présente Politique de Confidentialité s’applique au site internet www.solware.fr (ci-après désigné le « Site »).

Le Responsable de Traitement s’engage à respecter les Lois applicables dans le cadre du Traitement des Données Personnelles effectué sur le Site.

Les Données personnelles recueillies via le Site sont traitées de manière licite, loyale et transparente.

Les Données personnelles collectées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités de Traitement.

1. Finalités des Traitements des Données personnelles

1. Traitement n°1 : le Traitement a pour finalité la gestion du Site.

Le Responsable de Traitement collecte les Données personnelles de l’Utilisateur du Site pour :

• La préparation et la publication de contenus ;
• L’administration technique du Site en lien avec les prestataire techniques (hébergement, registraire du nom de domaine, etc.) ;
• La gestion de la sécurité de Site (équipements et journaux de sécurité) ;
• L’élaboration de statistiques des visites du Site.

Base légale du Traitement :

Article 6 (1) f) du RGPD : le Traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable de Traitement.

Catégories de Données Personnelles traitées :

Données de connexion : adresses IP, journaux d’évènements et cookies.

Personnes concernées :

Les Utilisateurs du Site.

Prise de décision automatisée :

Le Traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

1. Traitement n°2 : Le Traitement a pour finalité de répondre à la demande d’un Utilisateur formulée via l’onglet « Contact » du Site

Il permet de répondre à une sollicitation adressée directement via le formulaire de contact disponible sur le Site

Base légale du Traitement 

Article 6 (1) a) du RGPD : la Personne Concernée a consenti au Traitement de ses Données à Caractère Personnel

Catégories de Données Personnelles traitées :

• Société ou établissement
• Nom, prénom
• Code postal
• Adresse électronique
• Toute information transmise par la Personne Concernée (champs libre).

Personnes concernées :

Les Utilisateurs du Site.

Les Données Personnelles collectées pour la réalisation de cette finalité sont recueillies de façon obligatoire.

Prise de décision automatisée :

Le Traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

1. Traitement n°3 : Le Traitement a pour finalité l’accès à l’espace client

Il permet de se connecter à l’espace client depuis le Site.

Base légale du Traitement 

Article 6 (1) b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre le Responsable de Traitement et la Personne Concernée.

Catégories de Données Personnelles traitées :

• Identifiant
• Adresse électronique

Personnes concernées :

Les Utilisateurs du Site clients de SOLWARE.

Les Données Personnelles collectées pour la réalisation de cette finalité sont recueillies de façon obligatoire.

Prise de décision automatisée :

Le Traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

1. Traitement n°4 : Le Traitement a pour finalité la gestion des candidatures formulées via l’onglet « carrière » du Site

Il permet à l’Utilisateur de poster sa candidature pour un emploi au sein de SOLWARE et à SOLWARE de recevoir et étudier sa candidature.

Base légale du Traitement 

Article 6 (1) b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la Personne Concernée candidate.

Catégories de Données Personnelles traitées :

• Nom, prénom
• Adresse électronique
• Numéro de telephone
• Lettre de motivation
• CV

Personnes concernées :

Les Utilisateurs du Site candidats à une offre d’emploi de SOLWARE.

Les Données Personnelles collectées pour la réalisation de cette finalité sont recueillies de façon obligatoire.

Prise de décision automatisée :

Le Traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

2. Durée de conservation des Données personnelles

Le Responsable de Traitement conservera les informations et Données à caractère personnel pendant la durée maximum légale ou règlementaire applicable en fonction de la finalité de Traitement :

• Les Données Personnelles collectées suite à une demande formulée sur le Site sont conservées pour une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant de la Personne Concernée. Toutefois si la Personne Concernée est cliente du Responsable de Traitement, ces Données Personnelles seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et cinq ans après ;
• Les Données Personnelles collectées lors de la connexion à l’espace client disponible sur le Site sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et maximum 5 ans après ;
• Les Données Personnelles collectées lorsque l’Utilisateur postule à une offre d’emploi sur le Site sont conservées pendant 2 ans à compter de la candidature ;
• Les Données Personnelles relatives aux journaux de connexion (logs) sont conservées six mois ;
• Les cookies dont le dépôt est soumis au consentement de l’Utilisateur sont conservées pendant treize mois ;

• Les Données Personnelles nécessaires à la production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne sont conservées dans un format ne permettant pas l’identification des personnes par leur adresse IP.

3. Engagement du Responsable de Traitement

Le Responsable de Traitement s’engage à :

• traiter les Données personnelles uniquement pour les seules finalités décrites ci-avant,
• traiter les Données personnelles conformément aux Lois applicables,
• en cas de transfert de Données personnelles vers un Pays Tiers ou à une organisation internationale, informer au préalable l’ Utilisateur,
• garantir la confidentialité des Données Personnelles en prenant toute les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour (i) empêcher l’accès aux Données personnelles par des personnes non autorisées, (ii) en effectuant des contrôles d’identité et d’accès via un système d’authentification ainsi qu’une politique de mot de passe, (iii) en optant pour un système de gestion des habilitations et (iiii) des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer conformément aux Lois applicables, des actions de reporting en cas d’incident impactant les Données personnelles.
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données personnelles,
• prendre en compte, s’agissant de ses outils, applications ou services, les principes de protection des Données personnelles dès la conception,
• effacer, anonymiser ou archiver les Données personnelles à l’issue de la période de conservation.

Le Responsable de Traitement ne sera en aucun cas responsable des incidents de sécurité liés à l’utilisation d’Internet, notamment en cas de perte, altération, destruction, divulgation ou accès non autorisé à des données ou informations de l’Utilisateur.

4. Destinataires/Sous-traitants/Prestataires

Les Données Personnelles sont transmises aux services internes de SOLWARE compétents pour gérer la demande concernée.

Par ailleurs, l’Utilisateur du Site accepte que les Données personnelles le concernant recueillies par le Responsable de Traitement soient transmises aux Sous-traitants/Prestataires avec lesquels il est en relation contractuelle aux seules fins d’exécution des finalités susmentionnées sous réserve que ces tiers destinataires des Données personnelles soient soumis à une règlementation garantissant un niveau de protection approprié et adapté tel que défini par la Loi applicable.

5. Exercice des droits de l’Utilisateur du Site et recueil du consentement

L’Utilisateur du Site donne son consentement à la collecte et au Traitement de ses Données personnelles en cochant les cases appropriées sur le Site.

Les droits suivants sont garantis par le Responsable de Traitement à Utilisateur du Site : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du Traitement, droit à la portabilité́ des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

L’Utilisateur du Site peut obtenir une copie de ses Données personnelles, sur demande écrite et adressé au Responsable de Traitement.

En envoyant une demande écrite, et à tout moment, l’Utilisateur du Site peut obtenir une correction ou une suppression de ses Données personnelles.

Toute demande doit être adressée par écrit à l’adresse suivante : dpo@solware.com

Si l’Utilisateur du Site considère que SOLWARE n’a pas respecté ses obligations en matière de protection des données, il peut adresser une plainte auprès d’une autorité nationale de protection des données, en France la CNIL.

6. Sécurité et confidentialité des Données Personnelles – Notification

Le Responsable de Traitement s’engage à mettre en place :

(a) des mesures de sécurité physique visant à empêcher l’accès aux Données personnelles par des personnes non autorisées,

(b) des contrôles d’identité et d’accès via un système d’authentification ainsi qu’une politique de mot de passe,

(c) des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer conformément aux Lois Applicables, des actions de reporting en cas d’incident impactant les Données Personnelles.

Ainsi, en termes de sécurité informatique, le Responsable de Traitement s’efforce d’appliquer les recommandations formulées par la CNIL en la matière : politique de mots de passe doublée d’une seconde authentification, modification régulière des mots de passe, etc.

Lorsque les Lois applicables le prévoient, le Responsable de Traitement notifie à l’Utilisateur du Site et à l’autorité de contrôle compétente, toute violation de Données personnelles dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance par courrier électronique à l’adresse email dont elle dispose. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile.

7. Documentation

Le Responsable de Traitement met en place et conserve la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations découlant des Lois applicables.

8. Transfert

En cas de transfert de tout ou partie des Données personnelles objet du Traitement vers un Pays Tiers, c’est à dire situé en dehors de l’Union Européenne ou ne présentant pas un niveau de protection reconnu comme adéquat au sens des Lois applicables, ou vers une organisation internationale, le Responsable de Traitement s’engage à prévoir les garanties appropriées prévues au sein des Lois applicables et à les faire respecter par ses Sous-traitants.

En aucun cas le Responsable de Traitement ne vend, ni ne loue, ni n’utilise autrement que pour les finalités précisées, les Données personnelles dont il est destinataire. La divulgation des Données personnelles à des tiers n’est réalisée par le Responsable de Traitement qu’aux fins de l’exécution des finalités et aux tiers ayant la qualité de Sous-traitants dans les conditions visées aux présentes.

9. Mise à jour de la Politique de Confidentialité

Le Responsable de Traitement met à jour régulièrement la présente Politique de Confidentialité qui reste disponible sur le Site à tout moment.

10. Nous contacter

GROUPE SOLWARE, 53 Rue de l’Étang Bâtiment B, 69760 Limonest

dpo@solware.fr